四川省都江堰外江管理处档案管理制度
发布时间 : 2021.03.12 点击次数 : 2515 次
返回新闻列表

四川省都江堰外江管理处档案管理制度

 

第一章 总则

 

第一条 为了加强四川省都江堰外江管理处档案工作,推进档案科学、规范管理,丰富档案资源,为各项工作提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》《水利档案工作规定》等法律法规,结合我处实际,特制定本制度。

第二条 本制度所称的档案,是指单位在公务活动中形成的,对有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条 外江管理处全部档案应当集中、统一管理。档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全,便于检索、利用和开发。

第四条 档案工作应纳入年度工作计划和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费,档案日常管理工作经费,档案信息化建设经费,档案宣传、培训等其他经费应当列入年度财务预算。

第二章 机构和人员

第五条 我处档案工作实行统一管理、分级负责制。处办公室负责各门类档案的集中统一管理和对处属各单位(部门)档案工作的监督和指导,配备专职档案工作人员,负责全处各类档案资料(人事、财务档案资料除外)的整理、建档、保管、借阅和利用等工作。处人事、财务部门分别负责人事、财务档案的管理工作。各单位(部门)须设专人负责各单位(部门)各种门类和载体的文件材料、资料的形成、积累、归档和移交工作,将档案工作纳入日常工作流程,加强档案的动态管理。

第六条 处办公室负责全处档案工作的统筹规划,制度建设,以及档案工作的监督、指导和检查。

第七条 专、兼职档案管理人员都要认真学习并自觉贯彻执行《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》《水利档案工作规定》《水利工程建设项目档案管理规定》等法律法规,不断提高思想素质和业务水平,做好本职工作。

第三章 基础设施

第八条 单位应设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房。档案库房应当根据载体类型分区设置。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要,使用面积按(档案存量年增长量×存放年限)×60m²/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的,档案库房面积按15m²测算。

第九条 档案用房宜集中布置,自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射,利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层,地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

第十条 档案库房内不得设置其他用房和明火设施,不应设置除消防以外的给水点,其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

第十一条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的,楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m²或按档案装载情况相应增加。

第十二条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统,安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的,应当安装恒温恒湿设备,必要时可配备通风换气、空气净化设备。

第十三条 档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同,可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。

第十四条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施,可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

第十五条 单位应当按照档案信息化要求,建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。

第四章  档案收集、组卷及移交

第一节  文书档案

第十六条  文书档案是指在公务活动中形成的,能够反映本单位工作、活动的,并且具有查考利用、研究价值的文件材料的总和。

第十七条  各单位(部门)在履职过程中应当按照有关程序和要求收集、保存文书档案;文件材料形成时,应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

第十八条  文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。包括但不限于下列资料:在日常公务活动中形成的归档文件材料;设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料;向社会和个人征集的、与单位有关文件材料等。

第十九条  电子公文的归档管理应符合《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》要求,单位办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

第二十条  各单位(部门)应当及时将符合归档要求的文件材料进行整理,交兼职档案人员收集保管,按照收文、发文、工作轨迹(记录)材料、会议材料等分类进行组卷。对符合条件的定期移交处档案室统一管理。采用办公自动化或其他业务系统的文书档案归档,应当随办随归。部分文书档案归档时间有特殊规定的,从其规定。

第二十一条  各单位(部门)应当确保移交的文件材料真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整。处档案室按照要求接收各单位(部门)移交的文书档案,并严格履行交接手续,不对移交文件的真实性负责。

第二节  财务档案

第二十二条  财务档案是指在工程建设与管理、公务活动中形成的能够反映单位工作、活动的,并且具有查考利用、研究价值的财务报表、凭证、账目、审计、证件、电子文档等各种载体材料的总和。

第二十三条  财务档案的收集范围应当符合《会计档案管理办法》,由处财务管理部门按照《四川省都江堰外江管理处财务档案管理办法》(外江发〔2014〕166号)的要求进行收集、组卷。

第三节  人事档案

第二十四条  人事档案是指在人事档案管理中形成的,能够反映本单位工作、活动的,具有查考利用、研究价值的,记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料的总和。

第二十五条  人事档案管理应当符合《干部人事档案工作条例》等国家法律法规,由处人事管理部门按照《四川省都江堰外江管理处人事档案管理办法》(外江函〔2014〕127号)的要求进行收集、组卷。

第四节  科技档案

第二十六条  科技档案是指单位在科学研究、生产技术、基本建设、设备采购安装等活动中,在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料的总和。

第二十七条  科技档案管理应当符合《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28)、《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》(档发〔2008〕3号)的规定。

第二十八条  科学技术研究和工程建设项目档案工作与项目进程实行同步管理,项目法人对建设项目档案工作负总责,各项目部要落实专人负责本项目档案的收集、整理和归档工作,以及对勘察、设计、施工、监理等参建单位工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督和指导。承担项目实施的业务部门要负责收集和汇总各参建单位立卷归档的档案,并移交项目部。未成立项目部的由负责项目实施的业务部门明确专人负责相关档案的收集、整理和移交工作。

第二十九条  建设项目档案可分为前期工作文件(立项、审批、征地、勘察、设计、招投标的文件)、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件(阶段、专项、竣工等文件)等五个阶段进行编制和组卷。

第三十条  所有建设项目在与招标、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对提供相应工程文件的套(份)数量、质量要求、提供时间等提出明确的整理归档要求和违约责任。

第三十一条  要加强建设项目过程档案管理。检查项目进度、质量时,同时检查项目档案资料的收集、整理情况。项目成果评审、鉴定或项目阶段与完工验收的同时检查或验收相关档案。建设项目实施过程中,工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的 直接责任人,须按要求将工作中形成的应归档文件材料,进行收集、整理、归档。如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料,做好资料清单,移交人、接收人、监督人分别签字确认。同时,应加强对文件的保密管理,严禁项目部(或法人单位)以外人员随意查阅。机密文件按密级保管,不得随便放置于公共场所,不得私自摘录或对外泄露。

第三十二条 建设项目档案的质量要求

1.反映同一问题的不同文件材料内容应一致。

2.竣工图编制规范,能清晰、准确地反映工程建设的实际。竣工图图章签字手续完备;监理单位按规定履行了审核手续。

3.归档材料应字迹清晰,图表整洁,审核签字手续完备,书写材料符合规范要求。

4.声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒(盘)标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。

5.案卷题名简明、准确;案卷目录编制规范,著录内容详实。

6.卷内目录著录清楚、准确;页码编写准确、规范。

7.备考表填写规范;案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释,并履行了签字手续。

8.图纸折叠符合要求,对不符合要求的归档材料采取了必要的修复、复制等补救措施。

9.案卷装订牢固、整齐、美观,装订线不压内容;单分文件归档时,应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章;案卷中均是图纸的可不装订,但应逐张填写档号章。

第三十三条  各参建单位按单位工程或单项工程向项目部移交相关建设项目档案,并认真履行交接手续。建设项目档案应在本项目竣工验收时进行档案专项验收。

第三十四条  通过竣工验收(或档案专项验收)的建设项目档案应在30天内移交处档案室统一管理。处档案室按照要求接收通过竣工验收(或档案专项验收)的科技档案,并严格履行交接手续。未经过档案专项验收的科技档案不予在档案室归档存放。

第五章  整理与归档

第三十五条  档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。

第三十六条  交由处档案室管理的档案移交时,交接双方根据归档目录清点核对,并履行交接手续。任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第三十七条  归档文件材料应当为原件。在处档案室不具备存储管理电子文件之前,电子文件需要转换为纸质文件归档。若电子文件已经具备电子签名、电子印章,且电子印章按照规定转换为印章图形的,纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。当处档案室具备储存管理电子文件之后,按照电子文件储存管理规范进行管理。

第三十八条  处档案室应当对各单位(部门)移交的档案进行再整理,按照规范进行组卷和编号后归档。

第三十九条  单位档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一,体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。各类档案应当在归档时明确其保管期限,并在档案盒上进行准确标注。

第四十条 单位档案应当编制检索工具,满足手工检索和计算机检索需要。档案著录应当与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。

第六章 保管与保护

第四十一条 处档案室及人事、财务档案室应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。应制定档案管理应急预案并定期组织演练,以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

第四十二条 档案室应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

第四十三条 档案工作人员应当监测和记录库房温湿度,根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期采取措施,防治鼠虫霉等。

第四十四条  档案工作人员应当定期对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题应当及时处理,并建立检查和处理情况台账。

第四十五条  档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整,尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作,必要时进行复制备份,做出修复说明。

第四十六条  档案工作人员应当配备劳动保护用品,避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

第七章 档案借阅

第四十七条 单位档案及资料在借阅和利用时,须办理下列手续:1.借阅一般档案、资料由借阅人办理借阅手续即可。2.借阅机密、秘密档案和资料,须经单位主要负责人同意后方能查阅。3.外来人员借阅档案、资料,须持单位介绍信,经处办公室或主管部门分管领导同意后方可借阅。4.凡本单位借有档案、资料的人员,在发生工作调动时,须将所借档案、资料归还档案室。5.人事、财务档案借阅按照其管理办法执行。

第八章 鉴定与销毁

第四十八条  处档案室及人事、财务档案室应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。处档案室档案的鉴定工作应当由处办公室负责人主持,会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展,必要时可邀请相关领域专家参与。鉴定结束后,应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案,应当按规定予以销毁。人事、财务档案的鉴定按照其管理办法执行。

第四十九条  人事、财务档案的销毁按期管理办法执行,处档案室存放的经鉴定可以销毁的档案,应当按照以下程序销毁。

(一)处档案室编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,按档案工作协调机制报请审核批准;

(二)处档案工作的分管领导、处办公室负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;

(三)处办公室组织档案销毁工作,并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前,应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;在档案销毁后,应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

第五十条 档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的,除在指定场所销毁离线存储介质外,还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据,并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

第九章 信息化建设

第五十一条 单位应当加强档案信息化工作,与单位信息化建设协调配合,实现系统互联互通,资源共享共用。

第五十二条 单位应当开展档案数字化建设,统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

第五十三条  单位应当建立档案数字化常态机制,有序开展档案数字化工作。档案数字化应当符合真实性管理要求,数字化过程的元数据应当收集齐全,数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。单位应当积极实施纸质档案数字复制件的全文识别,将现有图像数据转化为文本信息,便于检索和开发利用。

第五十四条 单位应当建立电子文件归档与电子档案管理制度,按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案管理工作。

第五十五条 单位在电子政务云或自建私有云上建设电子档案管理系统的,其计算资源、存储资源和安全防范等应当满足电子文件和电子档案管理要求。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储管理电子文件、电子档案。

第五十六条 单位办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求。使用电子政务云服务的,应当与电子政务云管理机构明确安全管理责任。

第五十七条 单位应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作,采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。

第十章  附则

第五十八条 本制度由四川省都江堰外江管理处办公室负责解释。

第五十九条 本制度自印发之日起执行。

相关新闻
related news